Introductie

Submitted by jwwolff on Tue, 2006-01-03 13:12.

Succesvolle Bijeenkomsten

Heb je wel eens te maken met de wens of noodzaak om een Succesvolle Bijeenkomst te organiseren? Eigenlijk heeft elke bijeenkomst het doel voor de organisator om succesvol te zijn. Want anders werd die niet georganiseerd. Toch gaan veel bijeenkomsten onnodig mis. Omdat het ontwerpen en begeleiden van een Succesvolle Bijeenkomst een vak is. Mijn vak.

In de diverse onderdelen of fasen van een project of proces zijn soms verschillende typen mensen nodig: ieder zijn kwaliteiten. Ook de opdrachtgever heeft zijn rol. Alleen al daarom is het nuttig om een onafhankelijk gespreks(bege)leider in de zetten. Die krijgt dan een korte briefing en mag dagvoorzitter of technisch gespreksleider spelen. Vaak is dit echter niet voldoende om een gedroomd topresultaat te behalen. Hoe komt dat? Hieronder heb ik verschillende klantvragen benoemd. Met voorbeelden en eisen voor een goede bijeenkomst. Op basis van ruim 500 ervaringen die ik heb met belangrijke en vaak moeilijke, interactieve bijeenkomsten.

Voorbeelden van klantvragen

In de volgende situaties is het belang van Succesvolle Bijeenkomsten groot.

Belangrijke ambities, doelen of projecten van de organisatie (zingeving: het moet er toe doen, het is belangrijk, het heeft prioriteit en er is dus budget en tijd). Bijna-onmogelijke projecten zijn helemaal leuk, zeker als het lukt. De belangrijkste variabele voor de slaagkans van een project is of er iemand echt iets wil, niet de moeilijkheidsgraad. Voorbeelden: de start van een topinstituut voor watertechnologie, een 4-jarig EU-project met Nederlanders, Duitsers en Schotten voor de revitalisering van perifere havenplaatsen rond de Noordzee, Masterplan centrum, bierbrouwerij Maallust in Veenhuizen in een “onmogelijk” pand.

Complexe besluitvormingsprocessen (meerdere actoren, iemand kan het beoogde resultaat niet op eigen kracht realiseren maar is mede afhankelijk van anderen). Voorbeelden: (voorwerk voor) herindeling, integrale gebiedsplannen (centrum, gemeente, regio), meerjarige uitvoeringsprogramma’s, start van nieuwe initiatieven (Kenniscentrum Polymeren, kaasmakerij Kaaslust).

Moeilijke bijeenkomsten: nog nooit eerder gedaan (herindeling), al een keer mislukt en moet nu dus goed (processen met ontwerpfouten, verkeerde timing, geschiedenissen, mislukte studiedagen), grootschalig (100 personen of meer), heterogeen (qua achtergrond, positie, standpunt) of meerdere van de hiervoor genoemde aspecten.

Interactieve bijeenkomsten of processen. Klein of groot. Voorbeelden: losse bijeenkomsten (een zorginstelling met een plan voor een nieuwe zorgcentrum in een wijk en interactie met bewoners), meerdere bijeenkomsten in een reeks (evaluatie van de dualisering van provincies), interactieve workshops (plaatsmarketing, slagkracht vergroten medewerkers gemeente, een gedragen jaarplan voor een afdeling in 1 dag).

Multidisciplinaire en meerlaagse schaalvraagstukken beleid en strategie: centrumplan, dorpsvisie, beleidsconcepting: creatieve stad en creatief platteland, cultuur en economie, stedenbanden en economische projecten, Interreg of Horizon 2020 projecten.

Wat bepaalt het succes?

De volgende zaken bepalen succes: echt willen (moeten), goede rollen en spelregels (beslisser als opdrachtgever, mandaat, middelen, communicatie, status en doel, plek in het proces, follow-up), echtheid (wel spel, geen spelletjes), een passende plek (atmosfeer, setting) bij het doel (een vijf voor twaalf gevoel creëren is anders dan een warme omgeving om resultaten te vieren met een opmaat naar vervolg), goed geluid (dit is het meest onderschatte onderdeel), adequate werkvormen (opwarmen van de zaal, individuele oefeningen of in groepen, veldwerk, terugspeeltheater, expertsprekers, elektronisch vergaderen, vragenlijst vooraf, etc.), “energie” (bijeenkomsten over CO2-opslag of AZC’s zijn moeilijker dan bijeenkomsten over visie, organisatieverandering of een meerjarig onderzoeksprogramma vanwege een andere “energie”).

Gebruiksaanwijzing

Op zich is het niet moeilijk om een geslaagde bijeenkomst te organiseren. Maar je moet wel een aantal zaken goed doen. Als het echt belangrijk is en je kunt het niet zelf, bel me. Het liefst in een fase dat er nog niet van alles vast ligt. Vanuit mijn karakter ben ik katalysator en verbinder. Mogelijke rollen die ik in de samenwerking met een klant kan vervullen: regisseur (ontwerper en begeleider) van bijeenkomsten, procesbegeleider, consultant-to-the-team (meedenken, creatieve tips, schrijfrol), hofnar (Raadgever van de Koning). Ik heb twee zaken nodig als voeding: een sleutelrol en interactie met / impulsen van mijn omgeving. Dat staat ook wel bekend als “Ome Willem-effect” (deze vuist op deze vuist en zo klim ik naar boven). Ik werk geregeld samen met andere professionals in een dreamteam, zie http://www.janwillemwolff.nl/inhuren. Per project is zo’n dreamteam anders, afhankelijk van de precieze opgave.

Wat kost dat?

Ik werk het liefst aangenomen werk. Uren maal tarief is eigenlijk een verdienmodel dat efficiency beloont... Het gaat om waarde, toch? Ik kies mijn projecten op grond van de indicatoren boeiend, leuk, nieuw en (ver)binding met de opdrachtgever (hoe het voelt). Met de slag om de arm dat ik mijn kernactiviteit procesbegeleiding ook wel eens gratis weggeef bij mooie maatschappelijke doelen en ik ook wel klussen doe als er niet het budget beschikbaar is dat de waarde vertegenwoordigt, geef ik hieronder enige “testbeeld” van de orde van grootte van de investering.

Voor een (bijdrage aan een) bijeenkomst van een dagdeel inclusief voorbereiding vraag ik meestal tussen 1 en 2k exclusief BTW.

Een grote bijeenkomst (medewerkersbijeenkomst, congres, symposium) voor 100+ deelnemers waar een ambitieus resultaat behaald moet worden en ik de regie voer doe ik normaal gesproken voor een bedrag van 5 tot 15k exclusief BTW.

Een klankbord-abonnement voor beslissers / persoonlijke visieondersteuning of ondernemerschap (bijvoorbeeld starten bedrijf vanuit loondienst): EUR 400 per keer (2 uren) met een minimum van 4 keer.

Procesbegeleiding gedurende een langere periode: in overleg (maatwerk).

Wat zeggen klanten over mij?

Zie mijn LinkedIn profiel met ruim 80 recommendations. Een paar voorbeelden van projecten en quotes: http://www.janwillemwolff.nl/trackrecord

Jan Willem